Wanneer worden vergunnings­aanvragen ingediend?

Om een beter beeld te krijgen van de spreiding van de ingediende vergunningsdossiers doorheen het jaar, analyseerden we de projectinhoudversies die de voorbije drie jaar werden ingediend voordat een dossier volledig werd verklaard. De eerste grafiek toont alle ontvangen projectinhoudversies tot en met de versie die volledig en ontvankelijk werd verklaard. De tweede grafiek geeft weer in welke maand een dossier voor het eerst werd ingediend.

Beide grafieken tonen vooral dat de instroom van dossiers zich niet netjes laat afbakenen volgens kantooruren, vakantieperiodes of kalendermaanden. Aanvragers kunnen op elk moment een dossier indienen via het Omgevingsloket: overdag, ’s avonds, tijdens het weekend of op een feestdag. Vanaf dat moment beginnen ook de behandelingstermijnen te lopen. Voor de dienst Omgevingsvergunningen betekent dit dat de opvolging van dossiers in de praktijk 24 uur per dag en 7 dagen per week doorgaat. Deadlines nemen geen vakantie.

Het eerste nazicht van een dossier vraagt doorgaans de meeste tijd. We moeten daarbij de volledige aanvraag grondig onderzoeken. Bij latere versies kunnen we gerichter werken, zeker wanneer de aanvrager duidelijk aangeeft welke aanpassingen hij heeft aangebracht. De aantallen in beide grafieken komen niet volledig overeen. Een dossier kan immers in het ene jaar voor het eerst worden ingediend, maar pas in een volgend jaar volledig en ontvankelijk worden verklaard en officieel van start gaan.

Uit de eerste grafiek blijkt dat 2025 een bijzonder druk jaar was. In bijna alle maanden werden meer projectinhoudversies ontvangen dan in de voorgaande jaren. Zowel aan het begin als aan het einde van het jaar is een stijgende tendens zichtbaar. De uitzonderlijk hoge piek in december 2024 lijkt daarbij eerder een uitschieter. Over het algemeen vertonen 2024 en 2025 een gelijkaardig patroon, terwijl de instroom in 2023 gelijkmatiger over het jaar was verspreid.

De tweede grafiek vertoont grotere pieken en dalen en maakt de seizoensinvloeden duidelijker zichtbaar. In alle jaren worden veel dossiers ingediend vlak voor het bouwverlof, gevolgd door een duidelijke terugval in augustus. Vanaf september neemt het aantal nieuwe dossiers opnieuw toe, met doorgaans een sterke stijging naar het einde van het jaar, juist voor de kerstperiode. In 2025 was die beweging bijzonder uitgesproken: het jaar begon met een grote instroom en eindigde met een nog hoger aantal nieuwe dossiers.

De eerste grafiek kent een vlakker verloop, omdat tijdens rustigere maanden voor nieuwe aanvragen nog steeds aangepaste projectinhoudversies binnenkomen na een eerste nazicht. De sterke terugval in augustus is daar dan ook minder zichtbaar. Dit bevestigt dat de werklast niet alleen wordt bepaald door het moment waarop nieuwe dossiers worden ingediend. Ook aanvullingen, wijzigingen en wettelijke behandelingstermijnen blijven voortdurend doorlopen. Daardoor kent de dienst Omgevingsvergunningen eigenlijk geen echte vakantieperiode, sterker nog, het aantal nieuwe dossiers is vaak het grootst in gekende ‘vakantieperiodes’ zoals het bouwverlof en de kerstperiode.